Pengertian Surat Dinas

Pengertian Surat Dinas – Pada umumnya surat digunakan sebagai alat untuk komunikasi dalam menyampaikan suatu informasi tertentu. Surat sendiri mempunyai banyak jenisnya salah satunya seperti surat dinas. Adapung fungsi dan pergertian surat dinas sebenarnya hampir sama dengan surat lainnya.

Adapun perbedaanya hanya terletak pada sifatnya yang resmi. Untuk itulah agar lebih jelas, pada kesempatan kali ini lapaskelas1malang.id akan membahas secara detail mulai dari pengertian surat dinas, ciri-ciri surat dinas, Tujuan dan fungsi surat dinas, jenis surat dinas dan struktur surat dinas.

Pengertian Surat Dinas

Pengertian Surat Dinas

Secara umum suirat dinas adalah surat resmi yang biasanya dikeluarkan oleh sebuah instansi maupun organisasi dengan tujuan tertentu. Adapun surat ini umumnya berisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan kedinasan dari suatu lembaga maupun instansi

Surat ini biasanya dikeluarkan oleh suatu instansi baik pemerintah maupun swasta demi berbagai kebutuhan. Surat ini sendiri sudah biasa dijadikan alat komunikasi yang tertulis untuk media penyampaian warta mengenai kedinasan yang dibuat oleh pejabat organisasi atau instansi.

Tujuan dan Fungsi Pembuatan Surat Dinas

Tujuan dan Fungsi Pembuatan Surat Dinas

Secara umum surat dinasi ini dikeluarkan untuk media penyampaian pemberitahuan suatu izin, pengumuman penugasan dan lain sebagainya pada staff di suatu lembaga maupun instansi. Surat ini masuk dalam kategori resmi karena penulisannya menggunakan format khusus.

Selain format khusus, surat dinas juga menggunakan bahasa yang baku atau resmi karena memang tujuannya yang penting. Selain tujuannya yang penting surat dinas tentunya mempunyai beberapa fungsi yang harus Anda ketahui seperti:

  • Surat dinas berfungsi sebagai pedoman dalam kerja. Misalnya saja sebagai surat perintah kerja, surat izin maupun surat keputusan
  • Berdasarkan pengertian surat dinas juga berfungsi sebagai alat pengingat untuk si pemberi surat maupun yang menerimanya. Ini jugalah yang menjadi alasan kenapa jenis surat ini harus diarsipkan dan disimpan dengan baik
  • Berfungsi untuk bukti adanya suatu perubahan dna juga perkembangan di suatu lembaga maupun isntansi tertentu
  • Berfungsi sebagai alat bukti yang otentik terutama surat dinas yang sifatnya perjanjian
  • Berfungsi sebagai alat pengikat yang resmi
  • Berfungsi sebagai arsip penting di suatu instansi.
Simak Juga  Cara Daftar EFIN

Syarat-Syarat Surat Dinas

Syarat-Syarat Surat Dinas

Seperti yang telah disinggung dalam pengertian surat dinas maupun pembahasan yang ada sebelumnya diatas, surat dinas mempunyai format tertentu dengan beberapa syarat. Untuk syarat-syaratnya sendiri bisa kamu simak berikut ini:

  • Sebuah surat dinas wajib dibuat menggunakan standart surat resmi yang formatnya teratur
  • Format penulisan surat dinas harus baik, rapi, terarur dan sesuai dengan format dinas pada umumnya
  • Surat dinas harus dibuat yang mampu mengambarkan citra dari lembaga atau intansi yang mengeluarkannya
  • Isi surat dinas harus menggunakan bahasa yangs singkat, padat, sopan, baku, dan mudah dimengerti oleh para pembacanya

Struktur Surat Dinas

Struktur Surat Dinas

Pada dasarnya surat dinas mempunyai struktur yang hampir sama dengan jenis surat lainnya. kamu bisa melihat struktur tersebut dibawah ini:

  • Kepala Surat, Surat dinas harus diawali dengan kepala surat yang isinya memuat logo instansi atau lembaga, nama instansi, alamat, nomor telepon dan lain sebagainya
  • Nomor, DI bagian selanjutnya surat dinas harus mencantumkan nomor. Nomor ini nantinya akna memudahkan dalam melihat jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam setahun
  • Tanggal, Surat resmi seperti surat dinas ini tentunya memuat tanggal, bulan dan tahun di dalamnya yang berfungsi untuk mengetahui kapan surat tersebut dibuat
  • Lampiran dan Perihal, Dalam surat resmi seperti surat dinas kadang ada dokumen yang dilampirkan sebagai pendukung
  • Alamat Tujuan, Surat dinas harus mencantumkan alamat tujuan yang lengkap supaya proses pengiriman menjadi lebih mudah
  • Salam Pembuka, Surat dinas harus menggunaka salam pembuka sebagai pengantarnya yang tentunya harus menggunakan bahasa yang formal dan sopan
  • Isi Surat, Isi surat merupakan bagian yang penting dan tak bisa dipisahkan dari surat resmi. Adapun informasi yang ada didalamnya haruslah tepat, jelas dan singkat tidak bertele-tele
  • Salam Penutup, Salam penutup diberikan sebagai bukti untuk menunjukan sikap yang baik dalam berkomunikasi
  • Tanda Tangan, Tanda tangan harus dicantumkan oleh si pengirim surat dengan memasukan nama jelas sebagai bentuk tanggung jawab.
  • Tembusan, Apabila ingin diketahui oleh pihak lain, maka surat resmi bisa memuat salinan atau tembusan
Simak Juga  Asuransi Kesehatan

Jenis-Jenis Surat Dinas

Jenis-Jenis Surat Dinas

Surat dinas mempunyai beberapa jenis tergantung pada tujuan pembuatan dari surat dinas itu sendiri. Berikut ini adalah beberapa jenis surat dinas yang perlu kamu ketahui.

1. Surat Permohonan

Surat permohonan bisa diartikan sebagai jenis surat yang isinya mengenai suatu permohonan atau permintaan kepada pihak lainnya. Salah satu contohnya seperti surat permohonan pada seseorang supaya mau menjadi pembicara di seminar

Bisa juga berupa permohonan izin, mutasi atau meminjam sesuatu. Surat ini biasanya dikirimkan pada suatu instansi yang secara structural mempunyai tingkat yang lebih tinggi. Dalam surat permohonan ini juga harus mengandung beberapa pokok seperti:

  • Identitas dari si pemohon
  • Isi dari surat permohonan
  • Tujuan beserta alasan dari permohonan
  • Batas wkatu dalam menjawab surat permohonan
  • Pernyataan yang menunjukan seuatu kesungguhan dalam memohon atau meminta

2. Surat Pemberitahuan

Pengertian surat dinas yang jenisnya pemberitahuan ini umumnya berisi tentang pengumuman baru yang harus diketahui oleh pihak lainnya yang berhubungan. Sirat ini sendiri sifatnya hanya mengabarkan saja

Dengan begitu surat ini tisak memerlukan tanggapan yang berupa surat balasan. Adapun sistematika dari jenis surat ini terdiri dari bagian pembuka, isi, dan terakhir bagian penutup.

3. Surat Keterangan

Surat keterangan merupakan surat resmi yang isinya tentang suatu keterangan resmi dari keadaan atau status seseorang/barang yang biasanya dikeluarkan oleh pejabat yang bertanggung jawab.

Beberapa contoh yang termasuk dalam kategoris surat keterangan diantaranya ada surat keterangan bebas dari narkoba, surat keterangan sehat, surat keterangan tidka mampu dan lain sebagainya. Surat ini umumnya dibuat oleh pemimpin atau pejabat tinggi

4. Surat Perjanjian Kerja

Surat perjanjian kerja merupakan surat dinas yang isinya tentang sebuah kesepakatan untuk bisa bekerja di suatu perusahaan yang dilakukan dan ditandatangani oleh si calon pekerja dan perusahaan. Surat ini umumnya dilengkapi dengan ketentuan maupun aturan tertentu.

Simak Juga  Cara Daftar NPWP Online

Selain jenis-jenis surat dinas diatas ada juga surat dinas lainnya seperti surat perintah perjalanan dinas, surat panggilan kerja maupun memo dinas. Singkatnya jika kamu melihat dari pengertian surat dinas pembuatan surat ini dilakukan berdasarkan pada tujuan atau kepentingannya.

Untuk itulah sebelum membuat surat dinas pastikan kamu mengetahui betul apa tujuannya dan mau dikirim kemana surat tersebut. Pastikan juga surat dinas tersebut sesuai dengan syarat, ciri dan struktur surat dinas yang baik dan benar pada umumnya.